Leistungsbeschreibung

Stand: 28.09.2026

Leistungsbeschreibung der Pacemo GmbH für die Software „Pacemo“ gemäß § 3 Abs. 1 der AGB.

Hier beschreiben wir den Funktionsumfang unserer Software. Durch ständige Weiterentwicklung wird dieser von Zeit zu Zeit aktualisiert. Pacemo fungiert als Auftragnehmer (AN), der Kunde als Auftraggeber (AG).

1. Allgemeine Funktionen

1.1 Web-Basierung

Pacemo beruht auf Webtechnologien und ist im Internet freigegeben, so dass der AG auch von außerhalb seines Netzwerkes, bspw. mit mobilen Endgeräten (Tablets) auf die Software zugreifen kann.

1.2 Nutzerkonten, Berechtigungen

Pacemo verfügt über Nutzerkonten, die vom AG individuell angelegt werden können. Jedes Konto kann individuelle Berechtigungen erhalten.

Nutzerkonten können zudem gesperrt werden, ohne die Verknüpfung mit Daten innerhalb des Programms zu löschen.

1.2.1 Authentifizierung

Pacemo verifiziert den User anhand der E-Mail-Adresse und des Passworts.
Es gibt Funktionen wie "Login speichern" und "Passwort zurücksetzen".

1.3 Import/Export-Schnittstelle

1.3.1 Daten-Export

Außerdem können Daten aus Pacemo exportiert werden.

Es werden mindestens folgende Export-Formate unterstützt:

• CSV
• Excel

Beispiel Exporte für:

• Vorsorgen
• Produkte

Erstellte Dokumente sind exportierbar, um in externen Dokumenten-Management-Systemen (DMS) gespeichert zu werden.

1.3.2 Daten-Import

Pacemo kann bestimmte Altdaten des AG (Sterbefälle, Vorsorgen, Kontakte) für diesen importieren. Dazu stehen Excel-Vorlagen zur Verfügung.

1.4 Nutzeroberfläche

• Die Nutzeroberfläche ist ansprechend und leicht verständlich.
• Neue Mitarbeiter können auch ohne tiefgehende Schulungen mit dem System arbeiten.
• Die Bedienung kann auch mobil auf Tablets mit Internetzugang erfolgen.

1.5 Erweiterung bestehender Masken - variable Felder

• individuelle Dateneingabe und -verwaltung durch das Hinzufügen eigener, spezifischer Felder:
  • eigene Reiter bei Sterbefällen/Vorsorgen erstellen
  • eigene Ereignisse definieren und erstellen
  • eigene Felder in Reitern und Ereignissen erstellen

2. Spezifische Funktionen

Eine Besonderheit bei Pacemo ist, dass es keine Pflichtfelder gibt.

2.1 Sterbefälle und Vorsorgen

2.1.1 Stammdaten vom Auftraggeber

Die Stammdaten des Auftraggebers werden im Sterbefall verwaltet.

• Auftraggeber (Einfügen der Daten vom Ehepartner, 1. Kind oder aus Kontakten möglich)
  • Anrede, Titel, Vorname, Nachname, Beziehung zum Verstorbenen, Geburtsdatum
• Adresse und Kontaktdaten (Einfügen der Daten vom Ehepartner, 1. Kind oder aus Kontakten möglich)
  • Adressdaten, Telefon, Mobil, E-Mail
• Sonstiges
  • Familienstand, Geburtsname, Rufname, Geburtsort, Beruf
• Bankverbindung
• Adelta Finanz AG - Abfragebereich
• weitere Ansprechpartner (wählbar aus bestehenden Kontakten oder neu erfassen)
• Sterbefall
  • Auskunftssperre gegenüber Dritten, Aufnahmedatum, Auftragsnummer, Filiale, Kontaktperson, Treuhänder, Betrag, Art der Vorsorge, Debitorennummer, Notizen

→ Bei Vorsorgeverträgen werden identische Daten erfasst.

Vorsorgen lassen sich mit einem Klick in Sterbefälle umwandeln.

2.1.2 Stammdaten vom Verstorbenen

Es werden folgende Stammdaten von Verstorbenen verwaltet:

• Verstorbener
  • Anrede, Titel, Rufname, alle Vornamen, Nachname, Geburtsname, Familienstand, Geschlecht, Beziehung zum Auftraggeber
• Adressdaten (Einfügen der Daten vom Ehepartner, Auftraggeber möglich)
  • Adresse
• Krankenkasse
• Rentenversicherung
• Sonstiges
  • Staatsangehörigkeit, Beruf
• Religion
• Leben und Familie
  • Geburt: Angaben zum Geburtsdatum, Geburtsort, Standesamt, Eintragungsnummer
  • Heirat: Tag und Ort, Standesamt, Eintragungsnummer
    Ehepartner: Anrede, Titel, Rufname, Nachname, Geburtsname, Adresse: Straße und Hausnummer, Postleitzahl, Stadt, Land
    Geburt: Geburtsdatum, Geburtsort, Standesamt, Eintragungsnummer
    Sonstiges: Staatsangehörigkeit, Religion, Beruf
  • Kinder: Kinder (gesamt), minderjährige Kinder, volljährige Kinder, verstorbene Kinder, Möglichkeit Kinder mit Adress- und Kontaktdaten anzulegen
  • Scheidung: Datum, Amtsgericht, Aktennummer
  • Tod: Todeszeit: Auswahl zwischen Zeitpunkt und Zeitraum, Todesdatum und Uhrzeit, Kontakt: Arzt, Anzeigender Kontakt, Standesamt, Eintragungsnummer
  • Todesort: Auswahl Todesort, Adressdaten
    Todesart: Auswahl der Todesart, Kennzeichnung des Infektionsrisikos
  • Sterbeurkunden: Gebührenfrei, Gebührenpflichtig, International, Gesamtbetrag
  • Stammbuch: Anzahl Stammbuch
  • Tod des Ehepartners: Todesdatum, Todesort, Standesamt, Aktennummer
• Verfügung von Todes wegen
  • Testament, Ehevertrag, Erbvertrag, Aufbewahrungsort, Nachlasssicherung erforderlich, Grund
• Nachlassverwaltung
  • Nachlass bestehend aus:
    • Land- und forstwirtschaftlichem Vermögen, sonstigem Grundvermögen, Betriebsvermögen, sonstigem Vermögen

2.2 Bestattung

• Auswahl der Bestattungsart (z.B. Feuer- oder Erdbestattung) - es gibt bereits angelegte Bestattungsarten und die Möglichkeit eigene zu ergänzen
• Listenansicht der dazugehörigen Ereignisse:
  • Überführung
    • Angabe von Datum, Uhrzeit, Zuweisung der eigenen Mitarbeiter, Angabe des Überführungsdienstes, Von: Kontakt, Adressdaten, Nach: Kontakt, Adressdaten, Notizfeld
  • Beratungsgespräch
    • Angabe von Datum, Uhrzeit, Beratungsort mit Adressangabe, Zuweisung der eigenen Mitarbeiter, Notizfeld
  • Hygienische Versorgung
    • Angabe von Datum, Uhrzeit, Details (z.B. Schweregrad, Verbleib Schmuck), Zuweisung der eigenen Mitarbeiter
  • Aufbahrung
    • Angabe von Datum, Uhrzeit, Kontakt (Beisetzungsort / Reederei, Florist), Details (z.B. Dekoration), Zuweisung der eigenen Mitarbeiter
  • Einäscherung
    • Angabe von Datum, Uhrzeit, Kontakt (Krematorium), Details (Abholart), Zuweisung der eigenen Mitarbeiter
  • Beisetzung
    • Angabe von Datum, Uhrzeit, Zuweisung der eigenen Mitarbeiter,
      Kontakt: Beisetzungsort / Reederei, Redner, Musiker/Organist, Florist, Steinmetz, Pastor, Notizfeld, Details (z.B. Blumengesteck),
      Grab: Grabart, Feld, Reihe, Folge, Nummer, Neukauf, Grabtiefe, Vorbelegung, Ruhezeit
  • Trauerfeier
    • Angabe von Datum, Uhrzeit,
      Kontakt: (Beisetzungsort / Reederei, Florist, Redner, Pastor, Musiker/Organist), Notizfeld, Details (z.B. Dekoration), Zuweisung der eigenen Mitarbeiter
• Hinzufügen und Löschen von Ereignissen

2.3 Gedenkportal

• Funktion nur bei Sterbefällen freigeschaltet
• Möglichkeit für jeden Sterbefall eine Gedenkseite zu erstellen
• Möglichkeit Gedenkportal mit der Webseite des AG zu verknüpfen
• Weitere Funktionen: Abwicklung von Blumenbestellungen über Floristen, Kondolenz, Kerze anzünden, Foto-Posts, Events teilen (z.B. Trauerfeier)

2.4 Dokumente und Vorlagen

Es existieren folgende Dokumenttypen innerhalb der Software:

• Formulare
• Anschreiben
• Abmeldungen

Diese können sowohl bei Sterbefällen als auch zur Vorsorge angelegt werden.

Im Einstellungsbereich können alle diese Dokumente mit Platzhaltern versehen werden, um Informationen aus den Fällen automatisiert wiederzugeben.

Formulare

• Es stehen die Vorlagen aus unserer Datenbank zur Verfügung
• Möglichkeit neue Dokumente zu generieren

Anschreiben

• können selbst angelegt werden
• unterteilt in: Adressfeld, Betreff, Text
• verschiedene Formatierungsmöglichkeiten (z.B. Erstellen von Tabellen, Nummerierung, …)

Abmeldungen

• Unterkategorie der Anschreiben
• unterteilt in: Adressfeld, Betreff, Text
• verschiedene Formatierungsmöglichkeiten (z.B. Erstellen von Tabellen, Nummerierung, …)

Vorlagen (genannt Textbausteine)

• können für Rechnungen oder Angebote angelegt werden
• unterteilt in: Betreff, Kopftext, Fußtext
• Möglichkeit automatisiert individuelle Informationen aus dem Sterbefall/der Vorsorge automatisiert wiedergeben zu lassen (z.B. Auftragsnummer, Datum, Namen, Adressdaten)
• sind nach Einfügen in der Rechnungs-/Angebotsbearbeitung individuell veränder- und erweiterbar

2.5 Aktivitäten

• Menüpunkt “Aufgaben” mit Überblick über alle Aufgaben und den Bearbeitungsstand (erledigt/offen) der Sterbefälle/der Vorsorgen
• Aufgabenliste im Reiter in jedem Sterbefall/Vorsorge
• Option Aufgabe bzw. Aufgabenliste in den Einstellungen hinzuzufügen
• am Sterbefall/Vorsorge kann dann eine Aufgabenliste ausgewählt werden
• Sortierung nach Fälligkeitsdatum und Titel möglich
• Aufgabe beinhaltet Felder für
  • Titel, (wenn ausgewählt Verknüpfung zu) Mitarbeiter, (wenn ausgewählt Verknüpfung zu) Sterbefall/Vorsorge, Fälligkeitsdatum, Beschreibung
• Option bestehende Aufgaben zu löschen

2.6 Abrechnung

• Menüpunkt “Rechnung” und “Angebote” mit Überblick über alle erstellten Rechnungen und Angebote
• innerhalb des Sterbefalls/der Vorsorge Überblick über alle erstellten Rechnungen und Angebote im Reiter “Abrechnung”
• Option neue Rechnungen/Angebote zu erstellen aus hinterlegten Vorlagen
• Hinzufügen von Produkten und Produktpaketen aus hinterlegten Daten (in Einstellungen)
• Weiterverarbeitung der Dokumente bei Klick auf diese
• Weiterverarbeitungsoptionen:
  • Herunterladen, als E-Mail versenden, drucken, Textinhalte editieren
• Rechnungen können, müssen aber nicht festgeschrieben werden (danach nur noch Stornomöglichkeit)

2.7 Weitere Funktionen und Menüs im User-Account

2.7.1 Rechnungen

• Hier finden sich alle bereits erstellten Rechnungen
• Filteroption nach Status der Bezahlung

2.7.2 Angebote

• Hier finden sich alle bereits erstellten Angebote

2.7.3 Kalender

• Terminübersicht aller Mitarbeiter
• Option Termine hinzuzufügen
• Termine beinhalten
  • Titel, Startzeit, Endzeit oder Ganztägig, Ort, Beschreibung, (wenn ausgewählt Verknüpfung zu) Mitarbeiter
• Ansichten: Tag, Woche, Monat, Liste

2.7.4 Aufgaben

• Überblick über alle Aufgaben inklusive Fälligkeitsdatum und Nennung des/der Verantwortlichen
• Filteroption nach Mitarbeiter, Status
• Option Aufgaben hinzuzufügen oder löschen

2.7.5 Kontakte

• Überblick über alle Kontakte
• Option neue Kontakte hinzuzufügen oder löschen
• ein Kontakt enthält
  • Privatperson: Anrede, Titel, Vorname, Nachname*, Zusatz, Kontaktnummer*, Kategorie, Straße und Hausnummer, Adresszusatz, Postleitzahl, Ort, Land, Telefon, Mobil, Fax, E-Mail, Notizen
  • Unternehmen: Firmenname*, Zusatz, Kontaktnummer*, Kategorie, Straße und Hausnummer, Adresszusatz, Postleitzahl, Ort, Land, Telefon, Mobil, Fax, E-Mail, Notizen
• Filteroption nach Kontaktkategorie

2.7.6 Statistiken

• grafische Darstellung von Umsatz und Sterbefällen

2.8 Optionen/allg. Einstellungen

Der AG kann selbstständig folgende Grunddaten pflegen:

• Einstellungen:
  • Unternehmen: Allgemeine Informationen, Anschrift, Kontakt, Abrechnungsdaten, Standard-Druckoptionen, Zeitzone, SMTP-Konfiguration
  • Nummernkreise: Definieren von Nummernkreisen für Rechnungen, Sterbefälle, Produkte und Kontakte.
  • Druck-Optionen: Einstellen, welche Teile eines Dokuments gedruckt werden sollen, z. B. Fußzeilen und Briefpapier.
  • Kategorien: Rechnungsbereich, Produktkategorie, Kontaktkategorie, Grabart, Zahlungsmethoden
  • Bestattungsarten: Definieren von Bestattungsarten und Ereignissen, um diese im Sterbefall schnell einfügen zu können.
  • Ereignisse: Definieren Sie eigene Ereignisse, die Sie den Bestattungsarten zuordnen, um Ihren ganz individuellen Ablauf abzubilden.
  • Filialen: Neue Filialen können angelegt und verwaltet werden
  • Textbausteine: Automatisierbare Textvorlagen für Rechnungen und Angebote, einschließlich Kopf- und Fußzeilen
  • Aufgaben: Aufgabenlisten erstellen und diese Mitarbeitern zuordnen
  • Datenexport: Sterbefälle, Vorsorgen, Rechnungen, Angebote, weitere Daten, DATEV
  • Status: Status eines Sterbefalls kann individuell angepasst werden (Name, Farbe).
  • Signatur: E-Mail-Signaturen können hier erstellt werden, aber nur eine Signatur für alle Benutzer.
• Mitarbeiter: Nutzer können hinzugefügt, bearbeitet und Rechte vergeben werden
• Erweiterungen:
  • ADELTA-Verknüpfung: externer Dienstleister für Abwicklung von Rechnungen und Forderungsmanagement
  • DATEV-Export: erleichtert den Übertrag von Buchungsdaten an den Steuerberater
  • Postausgang: Listenansicht mit Unterfunktion für aus Pacemo heraus versandte E-Mails
  • Trauerdruck-App: kostenpflichtiges Zusatzmodul zum Erstellen von Trauerdruck-Dokumenten
• Vorlagen: Anlegen und Verwalten inkl. Platzhaltersystem (für Anschreiben, Abmeldungen und Formulare)
• Produkte (Produkte und Positionspakete anlegen und verwalten):
  • Verwaltung von Produkten, Dienstleistungen und Fremdleistungen, die über Rechnungen und Angebote ausgewählt werden können.
  • Positionspakete: Bündelung von Produkten in Paketen für Rechnungen und Angebote.

2.9 Kostenpflichtige interne Zusatzmodule

• Warenwirtschaft: Bestandsverwaltung von Produkten mit Optionen wie Mindestbestandsangabe
• Kassenbuch: Erstellen Sie ein oder mehrere Kassenbücher für Ihre Unternehmen und behalten so Überblick über Einnahmen und Ausgaben.

3. Anbindung externer Partner

3.1 Anbindung von Trauerdruck.app

• kostenpflichtiges Zusatzmodul
• Trauerdruck ermöglicht die Gestaltung von Trauerdruckdokumenten (Anzeigen, Karten und Danksagungen) am Tablet oder am Computer mithilfe zahlreicher Vorlagen.
• Daten werden automatisch aus Pacemo in den Trauerdruck übertragen.

3.2 Anbindung von ADELTA

• kostenfreies Zusatzmodul
• Der ADELTA Abrechnungsservice ist eine effiziente Erweiterung des Full-Service-Factorings. ADELTA übernimmt die termingerechte Begleichung der Rechnungen Ihrer Kund:innen und sichert Sie damit gegen Forderungsausfälle ab.

3.3 Anbindung von BF Factoring

• kostenfreies Zusatzmodul
• Der BF Factoring Abrechnungsservice ist eine effiziente Erweiterung des Full-Service-Factorings. BF Factoring übernimmt die termingerechte Begleichung der Rechnungen Ihrer Kund:innen und schützt Sie damit vor Forderungsausfällen.

3.4 Anbindung der BEMA

• kostenfreies Zusatzmodul
• Aktivieren Sie die bema-Schnittstelle, um alle Produkte und Services der bema VorsorgePlattform (Treuhandkonto, Kura-Schutzbrief und Sterbegeldversicherungen) direkt in Pacemo zur Verfügung zu haben.

3.5 Anbindung zu Google Kalender und Mail

Optionale Integrationen mit Google Kalender und Gmail sind verfügbar, sobald Sie den erforderlichen Zugriff autorisieren. In der Datenschutzerklärung (https://pacemo.de/datenschutz) von Pacemo werden die verarbeiteten Daten, die Auswirkungen einer Trennung der Verbindung sowie die geltenden Einschränkungen von Google hinsichtlich der eingeschränkten Nutzung und von KI/ML erläutert.

4. Inhaltliche Anforderungen

4.1 Hosting

Wir stellen Ihnen einen virtuellen Server in unserer Infrastruktur zur Verfügung. Dieser steht physisch in einem zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland, unterliegt dem deutschen Datenschutzrecht und ist nicht von Dritten anwählbar. Jeder Kunde besitzt bei uns eine eigene virtuelle Pacemo-Server-Instanz.

4.2 Datenmigration

Der AN migriert die beim AG vorhandenen Daten in Pacemo, sofern sich die Daten dazu eignen, nach entsprechender Beauftragung.

4.3 Lizenz

Der AN räumt dem AG das einfache, nicht ausschließliche, zeitlich beschränkte, nicht übertragbare Recht zur Nutzung seiner Software ein.

4.4 Wartung & Pflege

Der AN sorgt im Rahmen eines Wartungs- und Servicevertrages für die ständige technische Aktualität des Systems. Er behebt Fehler innerhalb angemessener Zeit durch Updates und sorgt für eine unaufgeforderte Aktualisierung, besonders mit Blick auf Datensicherheit, Angriffsschutz und -abwehr, Verschlüsselung und technisch-rechtliche Sachverhalte.

Er steht dem AG elektronisch (per E-Mail oder über das Ticketsystem) bei Fragen und Problemen zur Verfügung.

4.5 Schulung & Schulungsunterlagen

Der AN schult die Mitarbeiter des AG online bei entsprechender Beauftragung. Sofern erforderlich, sollte der Systemadministrator des AG im System umfassend geschult werden.