Das papierlose Bestatterbüro. Ein digitaler Traum?
Verzettelte Zettelwirtschaft. Trotz Computern, Laptops und Smartphones befinden sich in vielen Büros noch immer Berge an Akten und Papier. Tendenz steigend.
Doch wie gelingt der Umstieg in ein papierloses Bestattungsbüro und damit ein System ins Chaos zu bringen? Und was muss ich unbedingt im Papierarchiv aufbewahren? Diesen Fragen stellt sich unsere Autorin heute im vierten Teil unserer Digitalisierungsreihe.
Papierliebe? Papierkrieg!
Obwohl die Digitalisierung dazu führen müsste, dass wir weniger Papier denn je verbrauchen, ist aktuell das Gegenteil der Fall: in Deutschland werden fast 250 Kilogramm Papier pro Jahr und Kopf verbraucht. Laut WWF verbrauchen wir also so viel Papier wie die Kontinente Afrika und Südamerika zusammen. Und der Bedarf nach Papier wächst kontinuierlich.
Dabei hat das wenig mit der persönlichen Liebe zum Papier, sondern vielmehr mit der von der deutschen Verwaltung bevorzugten papierlastigen Bürokratie zu tun. Doch dieser Irrsinn birgt auch ein Zeitproblem. Kopieren, Scannen, Ablegen und Schreddern frisst jede Menge Ihrer Zeit und somit auch Kosten und Ihre Nerven. Dazu kommt, dass die Berge an Akten ja auch irgendwo gelagert werden müssen und viel Platz einnehmen, den Sie in einem papierlosen Büro für andere Dinge verwenden können.
Obwohl es seit den 1990er Jahren Email, also portofreies Versenden von Dokumenten gibt, werden heute immer noch jährlich rund 20 Milliarden Briefe über die Deutsche Post versendet. Dazu kommt, dass viele Dokumente, die per Email eintreffen nicht digital abgespeichert, sondern erst mal ausgedruckt werden.
Ähnlich verhält es sich im Bestattungsbüro. In manchen Büros werden, neben wichtigen Dokumenten wie Originalen (Sterbe-, Heirats-, und Geburtsurkunden) sogar die Email-Korrespondenzen an sich ausgedruckt und dem jeweiligen Sterbefall zugeordnet. Wir möchte Ihnen zeigen, wie Sie sich von den Papierfluten befreien und langfristig ein digitales und papierloses Bestattungsbüro erschaffen und welche Hardware und Software Ihnen dabei helfen kann.
Aus Zettelwirtschaft digitale Ordnung herstellen
Schritt 1: Ersetzendes Scannen
Zunächst müssen Sie sich einen Überblick verschaffen, welche Dokumente entsorgt werden und welche Sie digitalisieren. Nehmen Sie sich am besten einen großen Karton, Eimer oder kleinen Container und schmeißen Sie dort Alles hinein, was nicht mehr benötigt wird oder älter als zehn Jahre ist. Alles, was sie aufbewahren wollen/müssen, legen Sie zum Scannen bereit. Sie können dabei selbst scannen, einen Mitarbeiter dafür abstellen oder einen Dienstleister wie z.B. Dropscan, beauftragen. Das macht natürlich nur dann Sinn, wenn Sie bereit sind, komplett auf ein papierloses Büro umzusteigen. Das Herz dieser Umstellung sollte ein funktionsfähiger Scanner bzw. Scanstation bilden.
Im praktischen Einsatz ist ein leistungsfähiger Einzelblatteinzug der wichtigste Punkt, auf den Sie bei der Wahl eines geeigneten Scanners achten sollten. Er sollte ein breites Spektrum an unterschiedlichen Dokumentenarten und –Formaten verarbeiten und erzeugen (PDF, TIFF etc.) können. Darunter fallen sowohl Kassenzettel, Visitenkarten als auch besonders klein- oder großformatige Dokumente. Der Scanner sollte außerdem mit einem Passwort geschützt sein und doppelseitige Scans unterstützen. Überdies sollten Sie darauf achten, dass der Scanner eine Flachbettfunktion hat oder um diese erweiterbar ist. Was die Software des Scanners angeht, so ist es wichtig, dass sowohl die richtige Seitengröße erkennt als auch Schräglage und Bilddrehung automatisch korrigiert und leere Seiten automatisch entfernt. Damit der Textinhalt eines Dokuments im Volltext richtig erkannt wird und später vollständig durchsuchbar ist, muss die Software eine OCR-Funktion (Texterkennung) integriert haben, was uns zum nächsten Schritt führt.
Schritt 2: Digitale Dokumente verwalten und wiederfinden
Alle modernen Betriebssysteme können im Grunde (PDF-)Dateien und deren Inhalt durchsuchen, wenn Sie durch die automatische Texterkennung des Scanners entsprechend erzeugt wurden. Auf dem Mac hilft hauseigen Spotlight, auf dem Windows-Rechner Acrobat Reader von Adobe (hier kostenlos downloadbar). Diese Kombination aus durchsuchbaren Dateien und systemweiter Suche ermöglicht eine einfache Form des digitalen Dokumentenmanagements.[1] Dafür müssen die gescannten Dateien nur richtig benannt werden. Viele Scanner haben eine automatisierte Funktion dafür. Sinnvoll bei der Benennung ist eine Kombination aus Datum (Auftrags-, Rechnungs-, oder Scandatum) und einem Schlagwort, das den Inhalt beschreibt, wie z.B. dem Auftragsnamen oder Name des Sterbefalls.
Wenn mehrere Dokumente für mehrerer Benutzer oder Mitarbeiter zugänglich gemacht werden sollen, empfiehlt sich ein Dokumenten-Management-System wie Dropbox for Business zu verwenden. Es gibt allerdings auch speziell auf die Branche zugeschnittene Software, die so eine Funktion bereits integriert hat. Dabei ist hier die Frage, ob Sie auf eine lokale d.h. zu installierende Software setzen wollen oder direkt auf eine cloud-basierte Lösung. Die Grenzen verschwimmen zusehends.[2] Der Vorteil einer cloud-basierten Software wie Pacemo: neue Anwender bekommen unmittelbaren Zugriff auf Dokumente und Informationen und können synchron, jederzeit und von überall auf diese zugreifen.
Schritt 3: Fast papierlos. Aber wohin mit den Originalen?
Die konsequente Form eines papierlosen und digitalen Bestatterbüros würde also voraussetzen, dass alle wichtigen und für den Sterbefall relevanten Dokumente in digitaler Form vorliegen und keine neuen Dokumente, Informationen, Emails etc. ausgedruckt, sondern direkt digital archiviert werden. Entweder sofort in dem entsprechenden Programm (Email-Anbieter, Bestattungssoftware etc.) oder in einem separaten digitalen Archivsystem.
Stellt sich noch die Frage, wohin mit den wichtigen Papierunterlagen? Alle anderen, im Original vorliegenden, Dokumente werden in einem Papierarchiv, wie bereits beschrieben, abgelegt. Das heißt, dass Sie diese unbedingt mit einem Bezug zu den digitalen Dateien (z.B. mit dem Auftragsdatum) beschriften und abheften sollte, so dass Sie diese auch wiederfinden. Alles, was nicht gebraucht wird, landet direkt im Papierkorb.
Die Frage, welche Dokumente unbedingt in Papierform aufbewahrt werden müssen, ist keine einfach zu beantwortende und ein eigenes Thema, dass wir an dieser Stelle nicht ausführen können. Nur so viel: Es gibt Aufbewahrungsfristen für Urkunden, Steuerunterlagen und rechtliche Dokumente. Um es ganz korrekt zu machen und rechtlich abzusichern, wird eine Verfahrensdokumentation beim ersetzenden Scannen empfohlen.[3]
Mehr dazu können Sie in diesem von DATEV bereitgestellten Video erfahren.
Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren
Fazit: Ein Anfang machen mit Bestattersoftware
Der Traum vom papierlosen Büro wird sich vielleicht nicht für jeden erfüllen, schon allein aus den genannten rechtlichen Gründen. Dazu kommt, dass die Umstellung auf ersetzendes Scannen mit großem Aufwand verbunden ist. Wenn Sie lieber klein anfangen möchten, gibt es aber Alternativen. Diese beseitigen zwar nicht unbedingt die Aufbewahrungspflicht für Papierdokumente, erleichtern aber immerhin die Verwaltung.
Ziel ist nicht Papier zu vernichten, sondern ein intelligentes Büro zu schaffen in dem man Kosten, Zeit und Nerven spart, indem man alles schnell und einfach wiederfindet.
Dabei können Sie mit einer entsprechenden Software wie Pacemo alle ihre Formulare bearbeiten und abheften und einer digitalen Sterbeakte zuordnen. In jedem Sterbefall liegt das entsprechende Dokument. Das spart nicht nur Papier, Kosten und Nerven, sie sichern sich auch Karma-Punkte beim Nachhaltigkeitsgott.
[1] Vgl. URL: http://t3n.de/magazin/klappt-papierlosen-buero-pdf-statt-papier-234125/ (Stand 16.11.2016)
[2] Vgl. ebd. t3n
[3] Vgl. URL: https://blog.fastbill.com/ersetzendes-scannen/ (Stand 16.11.2016)
