Funktionsumfang

Pacemo ist eine Software für Bestatter, die den Arbeitsalltag von Bestattungsunternehmen erleichtert, indem sie Funktionen wie Terminverwaltung, Kundenmanagement, Dokumentation und Abrechnungen integriert. Unsere Softwarelösungen trägt durch ihre Individualisierbarkeit dazu bei, die Effizienz und Organisation innerhalb eines Bestattungsunternehmens zu verbessern.

1. Allgemeine Funktionen

1.1 Web-Basierung

Pacemo beruht auf Webtechnologien und ist im Internet freigegeben, so dass der AG auch von außerhalb seines Netzwerkes, bspw. mit mobilen Endgeräten (Tablets) auf die Software zugreifen kann.

1.2 Nutzerkonten, Berechtigungen

Pacemo verfügt über Nutzerkonten, die individuell vom AG angelegt werden können. Jedem Konto können individuelle Berechtigungen zugeteilt werden.

Nutzerkonten müssen zudem gesperrt werden können, ohne das deren Verknüpfung zu Daten innerhalb des Programms gelöscht werden.

1.2.1 Authentifizierung

Pacemo verifiziert des User durch E-Mailadresse und Passwort. Es gibt Funktionen wie “Login speichern” und “Passwort zurücksetzen”.

1.3 Import/ Export-Schnittstelle

1.3.1 Daten-Export

Außerdem können Daten aus Pacemo exportiert werden.

Es werden mindestens folgende Export-Formate unterstützt:

• CSV
• Excel

Beispiel Exporte für:

• Vorsorgen
• Produkte

Erstellte Dokumente sind exportierbar, um in externen Dokumenten-Management-System (DMS) gespeichert zu werden.

1.3.2 Daten-Import

Pacemo kann bestimmte Altdaten des AG (Sterbefälle, Vorsorgen, Kontakte) für diesen importieren. Dazu stehen Excel-Vorlagen zur Verfügung.

1.4 Nutzeroberfläche

• Die Nutzeroberfläche ist ansprechend und leicht verständlich.
• Neue Mitarbeiter können auch ohne tiefgehende Schulungen mit System arbeiten.
• Die Bedienung kann auch mobil von Tablets mit Internetzugang erfolgen.

1.5 Erweiterung bestehender Masken – variable Felder

• individuelle Dateneingabe und -verwaltung durch das Hinzufügen eigener, spezifischer Felder:
  • eigene Reiter bei Sterbefällen/Vorsorgen erstellen
  • eigene Ereignisse definieren und erstellen
  • eigene Felder in Reitern und Ereignissen erstellen

2. Spezifische Funktionen

Eine Besonderheit bei Pacemo ist, dass es keine Pflichtfelder gibt.

2.1 Sterbefälle und Vorsorgen

2.1.1 Stammdaten vom Auftraggeber

Es werden die Stammdaten vom Auftraggeber im Sterbefall verwaltet.

• Auftraggeber (Einfügen der Daten vom Ehepartner, 1. Kind oder aus Kontakten möglich)
  • Anrede, Titel, Vorname, Nachname, Beziehung zum Verstorbenen, Geburtsdatum
• Adresse und Kontaktdaten (Einfügen der Daten vom Ehepartner, 1. Kind oder aus Kontakten möglich)
  • Adressdaten, Telefon, Mobil, E-Mail
• Sonstiges
  • Familienstand, Geburtsname, Rufname, Geburtsort, Beruf
• Bankverbindung
• Adelta Finanz Ag – Abfragebereich
• weitere Ansprechpartner (wählbar aus bestehenden Kontakten oder neu erfassen)
• Sterbefall
  • Auskunftssperre gegenüber Dritten, Aufnahmedatum, Auftragsnummer, Filiale, Kontaktperson, Treuhänder, Betrag, Art der Vorsorge, Debitorennummer, Notizen
• Kundenportal

→ Bei Vorsorgeverträgen werden die identischen Daten erfasst.

Vorsorgen lassen sich mit einem Klick in Sterbefälle umwandeln.

2.1.2 Stammdaten vom Verstorbenen

Es werden folgende Stammdaten von Verstorbenen verwaltet:

• Verstorbener
  • Anrede, Titel, Rufname, alle Vornamen, Nachname, Geburtsname, Familienstand, Geschlecht, Beziehung zum Auftraggeber
• Adressdaten (Einfügen der Daten vom Ehepartner, Auftraggeber möglich)
  • Adresse
• Krankenkasse
• Rentenversicherung
• Sonstiges
  • Staatsangehörigkeit, Beruf
• Religion
• Leben und Familie
  • Geburt: Angaben zum Geburtsdatum, Geburtsort, Standesamt, Eintragungsnummer
  • Heirat: Tag und Ort, Standesamt, Eintragungsnummer Ehepartner: Anrede, Titel, Rufname, Nachname, Geburtsname, Adresse: Straße und Hausnummer, Postleitzahl, Stadt, Land Geburt: Geburtsdatum, Geburtsort, Standesamt, Eintragungsnummer Sonstiges: Staatsangehörigkeit, Religion, Beruf
  • Kinder: Kinder(gesamt), minderjährige Kinder, volljährige Kinder, verstorbene Kinder, Möglichkeit Kinder mit Adress- und Kontaktdaten anzulegen
  • Scheidung: Datum, Amtsgericht, Aktennummer
  • Tod: Todeszeit: Auswahl zwischen Zeitpunkt und Zeitraum, Todesdatum und Uhrzeit, Kontakt: Arzt, Anzeigender Kontakt, Standesamt, Eintragungsnummer
  • Todesort: Auswahl Todesort, Adressdaten Todesart: Auswahl der Todesart, Kennzeichnung des Infektionsrisikos
  • Sterbeurkunden: Gebührenfrei, Gebührenpflichtig, International, Gesamtbetrag
  • Stammbuch: Anzahl Stammbuch
  • Tod des Ehepartners: Todesdatum, Todesort, Standesamt, Aktennummer
• Verfügung von Todes wegen
  • Testament, Ehevertrag, Erbvertrag, Aufbewahrungsort, Nachlasssicherung erforderlich, Grund
• Nachlassverwaltung
  • Nachlass bestehend aus:

  Land- und forstwirtschaftlichem Vermögen, Sonstigem Grundvermögen, Betriebsvermögen, Sonstigem Vermögen

2.3 Bestattung

• Auswahl der Bestattungsart (z.B. Feuer- oder Erdbestattung) – es gibt bereits angelegte Bestattungsarten und die Möglichkeit eigene zu ergänzen
• Listenansicht der dazugehörigen Ereignisse:
  • Überführung
    • Angabe von Datum, Uhrzeit, Zuweisung der eigenen Mitarbeiter, Angabe des Überführungsdiensts, Von: Kontakt, Adressdaten, Nach: Kontakt, Adressdaten, Notizfeld
  • Beratungsgespräch
    • Angabe von Datum, Uhrzeit, Beratungsort mit Adressangabe, Zuweisung der eigenen Mitarbeiter, Notizfeld
  • Hygienische Versorgung
    • Angabe von Datum, Uhrzeit, Details (z.B. Schweregrad, Verbleib Schmuck), Zuweisung der eigenen Mitarbeiter
  • Aufbahrung
    • Angabe von Datum, Uhrzeit, Kontakt (Beisetzungsort / Reederei, Florist), Details (z.B. Dekoration), Zuweisung der eigenen Mitarbeiter
  • Einäscherung
    • Angabe von Datum, Uhrzeit, Kontakt (Krematorium), Details (Abholart), Zuweisung der eigenen Mitarbeiter
  • Beisetzung
    • Angabe von Datum, Uhrzeit, Zuweisung der eigenen Mitarbeiter, Kontakt: Beisetzungsort / Reederei, Redner, Musiker,/Organist, Florist, Steinmetz, Pastor, Notizfeld, Details (z.B. Blumengesteck), Grab: Grabart, Feld, Reihe, Folge, Nummer, Neukauf, Grabtiefe, Vorbelegung, Ruhezeit
  • Trauerfeier
    • Angabe von Datum, Uhrzeit, Kontakt: (Beisetzungsort / Reederei, Florist, Redner, Pastor, Musiker/Organist), Notizfeld, Details (z.B. Dekoration), Zuweisung der eigenen Mitarbeiter
• Hinzufügen und Löschen von Ereignissen

2.5 Gedenkportal

• Funktion nur bei Sterbefällen freigeschalten
• Möglichkeit für jeden Sterbefall eine Gedenkseite zu erstellen
• Möglichkeit Gedenkportal mit der Webseite des AG zu verknüpfen
• Weitere Funktionen: Abwicklung von Blumenbestellungen über Floristen, Kondolenz, Kerze anzünden, Foto-Posts, Events teilen (z.B. Trauerfeier)

2.6 Dokumente und Vorlagen

Es existieren folgende Dokumenttypen innerhalb der Software:

• Formulare
• Anschreiben
• Abmeldungen

Diese können bei Sterbefällen als auch Vorsorgen angelegt werden.

Im Einstellungsbereich können alle diese Dokumente mit Platzhaltern versehen werden, um Informationen aus den Fällen automatisiert widerzugeben.

Formulare

• Es stehen die Vorlagen aus unserer Datenbank zur Verfügung
• Möglichkeit neue Dokumente zu generieren

Anschreiben

• können selbst angelegt werden
• unterteilt in: Adressfeld, Betreff, Text
• verschiedene Formatierungsmöglichkeiten (z.B. Erstellen von Tabellen, Nummerierung, …)

Abmeldungen

• Unterkategorie der Anschreiben
• unterteilt in: Adressfeld, Betreff, Text
• verschiedene Formatierungsmöglichkeiten (z.B. Erstellen von Tabellen, Nummerierung, …)

Vorlagen (genannt Textbausteine)

• können für Rechnungen oder Angebote angelegt werden
• unterteil in: Betreff, Kopftext, Fußtext
• Möglichkeit automatisiert individuelle Informationen aus dem Sterbefall/der Vorsorge automatisiert widergeben zu lassen (z.B. Auftragsnummer, Datum, Namen, Adressdaten)
• sind nach Einfügen in der Rechnungs-/Angebotsbearbeitung individuell veränder- und erweiterbar

2.7 Aktivitäten

• Menüpunkt “Aufgaben” mit Überblick über alle Aufgaben und den Bearbeitungsstand (erledigt/offen) der Sterbefalle/der Vorsorgen
• Aufgabenliste im Reiter in jedem Sterbefall/Vorsorge
• Option Aufgabe bzw. Aufgabenliste in den Einstellungen hinzuzufügen
• am Sterbefall/Vorsorge kann dann eine Aufgabenliste ausgewählt werden
• Sortierung nach Fälligkeitsdatum und Titel möglich
• Aufgabe behinhaltet Felder für
  • Titel, (wenn ausgewählt Verknüpfung zu) Mitarbeiter, (wenn ausgewählt Verknüpfung zu) Sterbefall/Vorsorge, Fälligkeitsdatum, Beschreibung
• Option bestehende Aufgaben zu löschen

2.8 Abrechnung

• Menüpunkt “Rechnung” und “Angebote” mit Überblick über alle erstellten Rechnungen und Angebote
• innerhalb des Sterbefalls/der Vorsorge Überblick über alle erstellten Rechnungen und Angebote im Reiter “Abrechnung”
• Option neue Rechnungen/Angebote zu erstellen aus hinterlegten Vorlagen
• Hinzufügen von Produkten und Produktpaketen aus hinterlegten Daten (in Einstellungen)
• Weiterverarbeitung der Dokumente bei Klick auf diese
• Weiterverarbeitungsoptionen:
  • Herunterladen, als E-Mail versenden, drucken, Textinhalte editieren
• Rechnungen können, müssen aber nicht festgeschrieben werden (danach nur noch Stornomöglichkeit)

2.9 Weitere Funktionen und Menüs im User-Account

2.9.1 Rechnungen

• Hier finden sich alle bereits erstellten Rechnungen
• Filteroption nach Status der Bezahlung

2.9.2 Angebote

• Hier finden sich alle bereits erstellten Angebote

2.9.3 Kalender

• Terminübersicht aller Mitarbeiter
• Option Termine hinzuzufügen
• Termine beinhalten
  • Titel, Startzeit, Endzeit oder Ganztägig, Ort, Beschreibung, (wenn ausgewählt Verknüpfung zu) Mitarbeiter
• Ansichten: Tag, Woche, Monat, Liste

2.9.4 Aufgaben

• Überblick über alle Aufgaben inklusive Fälligkeitsdatum und Nennung des/der Verantwortlichen
• Filteroption nach Mitarbeiter, Status
• Option Aufgaben hinzuzufügen oder löschen

2.9.5 Kontakte

• Überblick über alle Kontakte
• Option neue Kontakte hinzuzufügen oder löschen
• ein Kontakt enthält
  • Privatperson: Anrede, Titel, Vorname, Nachname*, Zusatz, Kontaktnummer*, Kategorie, Straße und Hausnummer, Adresszusatz, Postleitzahl, Ort, Land, Telefon, Mobil, Fax, E-Mail, Notizen
  • Unternehmen: Firmenname*, Zusatz, Kontaktnummer*, Kategorie, Straße und Hausnummer, Adresszusatz, Postleitzahl, Ort, Land, Telefon, Mobil, Fax, E-Mail, Notizen
• Filteroption nach Kontaktkategorie

2.9.6 Statistiken

• grafische Darstellung von Umsatz und Sterbefällen

2.10 Optionen/all. Einstellungen

Der AG kann selbständig folgende Grunddaten pflegen:

• Einstellungen:
  • Unternehmen: Allgemeine Informationen, Anschrift, Kontakt, Abrechnungsdaten, Standard-Druckoptionen, Zeitzone, SMTP-Konfiguration
  • Nummernkreise: Definieren von Nummernkreisen für Rechnungen, Sterbefälle, Produkte und Kontakte.
  • Druck-Optionen: Einstellen, welche Teile eines Dokuments gedruckt werden sollen, z. B. Fußzeilen und Briefpapier.
  • Kategorien: Rechnungsbereich, Produktkategorie, Kontaktkategorie, Grabart, Zahlungsmethoden
  • Bestattungsarten: Definieren von Bestattungsarten und Ereignissen, um diese im Sterbefall schnell einfügen zu können.
  • Ereignisse ****(→ neues Feature: variable Felder)
  • Filialen: Neue Filialen können angelegt und verwaltet werden
  • Textbausteine: Automatisierbare Textvorlagen für Rechnungen und Angebote, einschließlich Kopf- und Fußzeilen
  • Aufgaben: Aufgabenlisten erstellen und diese Mitarbeitern zuordnen
  • Datenexport: Sterbefälle, Vorsorgen, Rechnungen, Angebote, weitere Daten, DATEV
  • Status: Status eines Sterbefalls kann individuell angepasst werden (Name, Farbe).
  • Signatur: E-Mail-Signaturen können hier erstellt werden, aber nur eine Signatur für alle Benutzer.
• Mitarbeiter: Nutzer können hinzugefügt, bearbeitet und Rechte vergeben werden
• Erweiterungen:
  • ADELTA-Verknüpfung: externer Dienstleister für Abwicklung von Rechnungen und Forderungsmanagement
  • DATEV-Export: erleichtert den Übertrag von Buchungsdaten an den Steuerberater
  • Postausgang: Listenansicht mit Unterfunktion für aus Pacemo heraus versandte E-Mails
  • Trauerdruck-App: kostenpflichtiges Zusatzmodul zum Erstellen von Trauerdruck-Dokumenten
  • Pacem Digital:
• Vorlagen: Anlegen und Verwalten inkl. Platzhaltersystem (für Anschreiben, Abmeldungen und Formulare)
• Produkte (Produkte und Positionspakete anlegen und verwalten):
  • Verwaltung von Produkten, Dienstleistungen und Fremdleistungen, die auf Rechnungen und Angeboten ausgewählt werden können.
  • Positionspakete: Bündelung von Produkten in Paketen für Rechnungen und Angebote.

2.11 Kostenpflichtige interne Zusatzmodule

• Warenwirtschaft: Bestandsverwaltung von Produkten mit Optionen wie Mindestbestandsangabe

3. Anbindung externer Partner

3.1 Anbindung von Trauerdruck

• kostenpflichtiges Zusatzmodul
• Trauerdruck ermöglicht die Gestaltung von Trauerdruck-Dokumenten (Anzeigen, Karten und Danksagungen) am Tablet oder Computer anhand zahlreicher Vorlagen.
• Daten werden aus Pacemo automatisch in den Trauerdruck übertragen.

3.2 Anbindung von ADELTA

• kostenpflichtiges Zusatzmodul
• Der ADELTA.Abrechnungsservice ist eine effiziente Erweiterung des Full-Service-Factorings. ADELTA übernimmt die termingerechte Begleichung der Rechnungen Ihrer Kund:innen und sichert Sie damit gegen Forderungsausfälle ab.

3.3 Anbindung von digitaler Nachlassrecherche & Abmeldung

• kostenpflichtiges Zusatzmodul
• Mit dem Aktivieren von Pacem Digital, können Sie Aufträge zur digitalen Nachlassrecherche an unser Partnerunternehmen übermitteln. Pacem Digital kümmert sich um das digitale Erbe des Verstorbenen. Bei über 20.000 Partnerunternehmen (z.B. soziale Netzwerke, Streamingdienste, Banken) wird nach Daten des Verstorbenen gesucht und die Abmeldung vorgenommen. Sie erhalten eine übersichtliche Auswertung im Anschluss per Mail.