5 Gründe, warum Word und Excel für die Auftragsabwicklung ausgedient haben

In vielen Bestattungsbetrieben ist es üblich Dokumente und Rechnungen mit Word und Excel oder anderen Office-Paketen zu erstellen. Warum ist das so? Vielleicht wurde es schon immer so gemacht und bisher hat es ja auch ohne Weiteres geklappt. Dennoch ist diese Vorgehensweise veraltet und bringt jede Menge Nachteile mit sich gegenüber einer Bestattersoftware wie Pacemo.

Mit diesem Blogartikel sprechen wir 5 Gründe an, warum die Zeit gekommen ist die Nutzung von Word und Excel zu überdenken.

 

ZEIT SPAREN

Über eine Stunde je Sterbefall. Das sind die Erfahrungswerte der Bestatter mit denen wir gesprochen haben. Briefe und Dokumente mit Word zu erstellen geht mit einer Vorlage noch recht gut, jedoch ist die Pflege und Dokumentation sehr aufwändig.

Pro Sterbefall können so 10 Minuten und mehr pro Dokument anfallen für Arbeitsschritte wie z.B. das korrekte Ausfüllen aller Felder, Suche der richtigen Auftragsdaten oder Pflege der korrekt fortlaufenden Kunden- und Rechnungsnummern. Hinzu kommen das Ausdrucken, der Kauf von Briefmarken und Briefumschlägen, der Gang zum Briefkasten… Mit einer Bestattersoftware wie Pacemo sind viele Schritte wie der Gang zum Postamt und das manuelle Einpflegen von Daten in Dokumente nicht mehr notwendig.

Aus unserer Sicht darf die Erstellung einzelner Dokumente nicht mehr als 2 Minuten in Anspruch nehmen. Bei 10 Dokumenten pro Sterbefall sind bereits 10 x 8 Minuten eingespart (= 1 Std. 20 Min.). Je nachdem wie viele Dokumente und Sterbefälle monatlich anfallen, kann man bis zu einem kompletten Werktag je Monat einsparen. Diese Zeit kann in die Begleitung der Hinterbliebenen investiert werden.

 

AUSSEN WIE EIN PROFI

Dokumente mit Word können auch „schön“ aussehen, jedoch sind die Vorlagen bei Word begrenzt und haben oft einen simplen Charakter. Mit der webbasierten Bestattersoftware Pacemo können Sie Ihre eigenen Vorlagen erstellen, Ihr Logo hochladen und für zukünftige Korrespondenzen nutzen.

 

GELD SPAREN

Mit Pacemo können Sie Rechnungen direkt per E-Mail verschicken. Oder Sie leiten die Rechnung per Mausklick an Ihren Factoringpartner weiter. Im Vergleich zum Briefversand also wesentlich günstiger, und trotzdem gesetzlich korrekt.

 

LOGISCH MITEINANDER VERKNÜPFTE DATEN

Ihre hinterlegten Daten zu einem Sterbefall werden in der Bestattersoftware hinterlegt, Algorithmen erkennen anschließend automatisch bekannte Muster und können anhand Ihrer Eingaben benötige Formulare vorgeschlagen. Rechnungen lassen sich mit wenigen Klicks mit den Kundendaten und beauftragten Positionen in der richtigen Vorlage zusammensetzen.
Zusätzlich lassen sich weitere individuelle Felder erstellen, die Sie selbst benennen können.
Pacemo liefert auch wertvolle Informationen, wie z.B. einen Blick auf die aktuelle Liquiditätsentwicklung in den Statistiken.

 

VON ÜBERALL ZUGÄNGLICH, AUCH IM TEAM

Da Pacemo eine 100% webbasierte Bestattersoftware ist, können Sie von überall auf ihre Daten zugreifen. Für die Nutzung von Pacemo müssen Sie keine teuren Lizenzen erwerben oder in neue Hardware investieren. Legen Sie direkt los! Auch die Installation von lästigen Updates gehört der Vergangenheit an. Ob bei der Familie daheim, im Bereitschaftsdienst oder während eines Lieferantenbesuchs. Alles, was dafür benötigt wird ist ein Endgerät mit Internetzugang.

Sie können auch für Ihre Mitarbeiter ein eigenes Benutzerkonto mit individuellen Rechten erstellen. Sterbefälle können so noch leichter im Team bearbeitet werden. Auftragdetails, Dokumente und Änderungen sind für jeden sofort verfügbar. Das ist praktisch und hilft bei der Teamarbeit.

Jeder, der sich selbst von den Möglichkeiten einer webbasierten Bestattersoftware überzeugen lassen möchte, kann sich in unseren BETA-Newsletter eintragen.